Mai 082012
 

Mit praktikablen Spezifikationen Ressourcen und Nerven schonen
von Dipl.-Ing. Karsten Schröder

Teil 1: „Eine nachhaltige Investition

Zusammenfassung

Spezifikationen erfreuen sich wachsender Beliebtheit – ist das wirklich so? In diesem erstenTeil einer neuen Artikelserie möchte ich gerne einige praktische Erfahrungen aus dem Gebietder Folienspezifikationen für Lebensmittel beisteuern. Hier wird es heute um das Thema„Datenblatt im Vergleich zur Spezifikation“ gehen. Durchaus provokativ stelle ich beideDokumente „etwas überzeichnet“ dar, um den Blick zu schärfen und die Motivationanzufachen, die manchmal durch drohende Bürokratie gebremst wird. Die Investition inSpezifikationen und ein Spezifikationswesen, das lebt, lohnt sich. Und zwar lohnt es sichnachhaltig, denn es ist ökonomisch sinnvoll, sozial relevant und ökologisch bedeutsam.Spec´s, wie manche Qualitäts-Experten liebevoll abkürzen, tangieren somit alle drei Säulender Nachhaltigkeit.

1    Definition Spezifikation und Datenblatt

1.1 Datenblatt

Datenblätter zeichnen sich dadurch aus, dass sie unverbindlich daherkommen. Angaben sindschwammig formuliert. Ein Bezug zu allgemein akzeptierten Normen und Prüfbedingungen,die Reproduzierbarkeit und Überprüfbarkeit erzeugen, fehlt oft gänzlich. Warum ist das so?Ein Datenblatt wurde und wird oft als Spezifikationsersatz , und wie sich zeigen wird, als faulerKompromiss herangezogen. Datenblätter sind oft vom Marketing gesteuert oder getrieben. Siedienen dazu, ein Produkt „glänzend“ aussehen zu lassen, auch wenn für den gefragtenAnwendungsfall vielleicht „matt“ gefragt wäre. Mit anderen Worten: Es werden Eigenschaftenherausgestellt und betont, die scheinbare Vorteile zeigen sollen. In der Realität ist aber oft dasGegenteil der Fall. Ist eine ehrliche, der Realität nahe kommende Darstellung eines Produktesnicht immer das bessere Erfolgs-Modell?

Datenblätter haben im Wesentlichen die Aufgaben:

· Richtwerte zum groben, aber unverbindlichen, Vergleich zu liefern

· Typische Werte darstellen – ohne Fokus auf Qualitätskonstanz oder Toleranzen

· Einen guten Eindruck beim Kunden zu erzeugen – vom Einkauf über die QS bis hinzum jungen Entwicklungs-Ingenieur, der dann den Wald vor lauter Bäumen nur schwer erkennen kann

Nun hat der Druck einiger Auditoren insbesondere aus dem Hygiene- und Lebensmittelbereichdazu geführt, dass eben diese schwammigen, hohlen und teilweise unpassenden Datenblätter2für die entsprechende Anwendung als „Spezifikation“ abgestempelt, unterschrieben undabgeheftet wurden. Dieses hatte das Ziel, aus Nichts eine Spezifikation zu machen – perberittenem Amtsschimmel sozusagen.Heute, einige Jahre weiter, lassen sich mündige, mehr und mehr aufgeklärte Auditoren damitaber nicht mehr abspeisen – sie fordern echte, blitzsaubere Spec´s.

1.2 Spezifikation – ein Dokument mit vielen Aufgaben

Die Spezifikation ist die Schnittstelle zwischen Lieferanten und Kunden – liest man da in derFachliteratur. Aber ist es nicht eher der systematische Versuch einerSchnittstellenbeschreibung?Die Spezifikation löst in ihrer Rolle gleich mehrere Aufgaben:

· Gemeinsames Kommunikations-Dokument für Lieferant(en) und Auftraggeber

· Integration von Anforderungen aus mehreren Abteilungen (Einkauf, Technik,Produktion, Vertrieb, Marketing, etc.)

· Herstellen einer Rechtsverbindlichkeit für vereinbarte ProdukteigenschaftenAbbildung

 

 

 

Abbildung 1: Schematische Darstellung: Aufgabe einer Spezifikation, Quelle: OFI Vortrag, Dr. JohannesBergmair, Wien 2006

Aus dieser Aufgabenstellung ergeben sich vereinfacht ausgedrückt folgendeMindestanforderungen:

· Genaue Produktbeschreibung· Nennung aller Vertragspartner

· Gültigkeit

· Messwerte mit Toleranzen

· Prüfumfang/Wichtigkeit der Prüfungen muss klar erkennbar sein (informative Wertemüssen separat gekennzeichnet werden)

· Unterschrift und Datum als Dokumentation der beidseitigen Anerkennung

 

Das alles macht Arbeit und fordert das Fachwissen und menschliche Kompetenzen wieVertrauen und Kommunikationsfreude heraus.

Wie so etwas realisiert werden kann, wird im weiteren Teilen dieser Veröffentlichungbeispielhaft dargelegt werden.

Warum finden Spezifikationen denn trotz der Mühen, die man reinstecken muss, immer mehrAnhänger und größere Budgets in den Unternehmen? Nun – eine Triebfeder sind die Kunden,die viele Hebel in Bewegung setzen um Standards und Gesetzen gerecht zu werden:

· Gesetzgeber – als Anwalt des Verbrauchers

· EU 1935/ 2004, 10/2011 (PIM) etc.

· Lebensmittelrechtliche Konformität/ LFGB (Lebensmittel- und Futtermittel-Gesetzbuch)

· Forderungen nach Eignungsnachweis von Versicherungen

· Erfüllung von Standards (z.B. IFS, BRC/IoP, ISO 22000, DIN EN 15593)

So heißt es beispielsweise im IFS Standard Version 5:Kapitel: 4.2.2 KO-Kriterium:

„Für alle Rohwaren (Rohwaren/Zutaten, Zusatzstoffe, Verpackungsmaterialien, Rework) liegenSpezifikationen vor und diese werden respektiert.Diese Spezifikationen sind aktuell und eindeutig formuliert und entsprechen immer dengültigen Bestimmungen.“

Ein klarer Appell also an die Qualität dieses Dokumentes – Spezifikation.

Zudem bewegt immer mehr Geschäftsführer von Lebensmittelunternehmen die Angst, dassvon Verpackungen eine erhebliche Gefahr ausgehen könnte. Diese Angst oder Sorge wirdinsbesondere durch die immer schneller aufeinander folgenden Lebensmittelskandaleangeheizt.

Es ist aber auch festzustellen, dass viele sehr vernünftige Produktions- oderProduktverantwortliche erkannt haben, dass Spezifikationen in vielerlei Hinsicht sinnvoll sind.4

Dazu hier eine Liste aus unseren Seminaren:

· Gute, lebende Spezifikationen (er)sparen:

– hohes Risiko und generieren Sicherheit

– viele Diskussionen durch frühzeitige, verbindliche Klarheit

– Millionen an Schadensersatz

– Verlust von Gesundheit

– Verlust von zufriedenen Kunden

– Wissensverlust, da Wissen dokumentiert wird – ein unterschätzter Schatz!

Also schaffen Spezifikationen das, was wir alle möchten und nach dem wir prinzipiell streben:

· Sicherheit

· Klarheit

· zufriedene Kunden

· langlebige Wissensspeicher

· Kostenersparnis

· Effiziente Kommunikation durch weniger Fehler

· Gesundheit für Verbraucher

 

1.3 Erste Schlussfolgerungen zum Spezifiaktionswesen

Die viele Mühe, die manche Grafiker und Marketiers in Datenblätter stecken, könnten in Spezifikations-Budgets umgeleitet werden, um dort nachhaltigen Nutzen zu stiften. Verkaufsfördernde Maßnahmen (wie Datenblätter) sollten von technischen, rechtlich relevanten Dokumenten wie Spezifikationen unterschieden werden. Im Gegenteil – es ist strikt zu vermeiden, aus einem Datenblatt eine Spezifikation durch Unterschrift und Stempel zu generieren. Dieses Dokument kann nicht gültig sein, da wesentliche Informationen fehlen werden (z.B. Toleranzen, Gegenstandsnennung des Vertrages etc.).

 

Positiv formuliert möchte ich festhalten, dass es ökonomisch (weniger Fehler), sozial (weniger Schäden an Menschen durch schlechte Verpackungen) und ökologisch (weniger Abfall, Schäden und Nacharbeit) sinnvoll ist, Spezifikationen zur Chef-Sache im Unternehmen zu machen

Letztlich schaffen Spezifikationen hauptsächlich eines: Vertrauen. Grundbausteine des Vertrauens sind u.a.

· Wissen

· Können

· Systematisiertes Tun

Diesen drei Punkten liegt das Wollen zugrunde. Und genau dieses Wollen, möchte ich gerne mit dieser Artikelserie unterstützen und mit Fakten untermauern.

 

Weitere Informationen zu den beschriebenen Prüfungen finden Sie hier.

Die nächsten Innoform Veranstaltungen.

Haben Sie Interesse an Folienspezifikationenan, dann fordern Sie unsere kostenlose Innoform Branchen-Folienspezifikationsvorlage kostenlos formlos per E-Mail unter Coaching@innoform.de an.

Freundliche Grüße
Ihr Karsten Schröder

Mitglied von InnoNET-Partners

Innoform GmbH Testservice
Industriehof 3
26133 Oldenburg
www.innoform.de
TS@innoform.de

 

 

 Posted by at 07:59

 Leave a Reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>